6 vantagens de automatizar notas fiscais e deixar o manual de lado

Na era da tecnologia, as vantagens de automatizar as notas fiscais somam-se a todo processo de digitalização de uma empresa. É por isso que empreendedores brasileiros sabem que aderir ao sistema representa diversos benefícios, como a segurança de dados

Pensando nisso, neste artigo, nós vamos trazer as principais vantagens de automatizar NFE para a melhor produtividade da sua empresa. Acompanhe a gente, e boa leitura!

Por que investir na automatização de notas fiscais?

Atualmente, ainda há empresas que preferem emissão de notas fiscais de forma manual. O procedimento é enviá-las ao tomador de serviço via e-mail, como Gmail ou outro correio eletrônico, para que ele faça o lançamento das informações fornecidas, como data de nascimento, CNPJ, e aí por diante. Com a quantidade de etapas, é possível perceber que esse percurso levará tempo superior ao automático. 

Nesse sentido, o serviço integrado pela Prefeitura na busca das notas emitidas pelos prestadores, quando lançado automaticamente, consegue ter um documento virtual armazenado no banco de dados com total privacidade.

Com essa ideia mais generalizada, você consegue ter dimensão da importância da automatização de emissão de notas. Por isso, que tal conhecer cada ponto a favor do formato?

6 vantagens de automatizar notas fiscais

  1. Diminuição dos erros humanos
  2. Aumento de produtividade
  3. Aperfeiçoamento da gestão do tempo
  4. Redução dos custos
  5. Ampliação da visão sobre o trabalho
  6. Simplificação do controle fiscal

1. Diminuição dos erros humanos

Qualquer processo manual necessita de maiores cuidados para evitar falhas, ainda mais quando se trata de dados orçamentários que podem gerar danos financeiros à instituição. Dessa forma, a automatização de notas fiscais evita problemas humanos e, consequentemente, atrasos na entrega de suas funções.

Outro ponto favorável é a forma de visualização em um processo automatizado. Os relatórios personalizados são bons indícios de que o trabalho ganha agilidade, até porque a margem de erro é menor comparada à criação manual.

2. Aumento de produtividade

Com o aumento da emissão de notas fiscais nos últimos anos em decorrência da facilidade da abertura de empresas, como MEI, os funcionários levam mais mais tempo para conferir as informações. Provavelmente, esse tempo poderia ser dedicado a outras atividades mais relevantes em suas rotinas. 

Por essa razão, entre as vantagens de automatizar notas fiscais, o crescimento da produção individual e em equipe faz também aumentar a qualidade das entregas, deixando o profissional mais apto a lidar com as estratégias da empresa.

3. Aperfeiçoamento da gestão do tempo

Colocar pessoas para emitir as notas fiscais demanda organização dos gestores, pois, no final das contas, diminuirá o tempo para a execução de outras tarefas. 

Na automatização, um software específico executa essa função por meio da robotização, além de que a implementação em um único lugar no sistema facilita a busca pelos dados do documento. 

Por sinal, a nota fiscal pode ser encontrada de qualquer lugar com acesso à internet.

4. Redução dos custos

Ninguém merece pagar multas ou juros quando um documento é enviado de forma errada ou fora do prazo. Para que esse desconforto não chegue a você, implantar a automação de notas fiscais garante redução de custos e menor prejuízo na saúde financeira da instituição.

Além do mais, essa atitude faz com que não haja necessidade de contratar mão de obra, pois o software executa as atividades diariamente. A única responsabilidade é checar se a programação da tarefa foi realizada de maneira correta. 

Pense que tudo estará armazenado e salvo dentro de uma nuvem por cinco anos, conforme o regulamento da legislação fiscal.

5. Ampliação da visão sobre o trabalho

As vantagens de automatizar notas fiscais levam a equipe a ter uma visão abrangente sobre o negócio, já que o uso de um software de qualidade faz com que os setores integrem-se na busca de resultados satisfatórios.

A aproximação da equipe poderá ser fortalecida durante uma reunião que aponte as análises sobre o sistema, como entender como utilizar o software. Aos funcionários não adaptados à tecnologia será um momento oportuno de trocas de informações.  

Mas, para isso, é importante escolher um software de primeira linha para atender as necessidades da empresa. Não adianta colocar em funcionamento um sistema que seja de difícil entendimento tanto teórico quanto prático apenas porque os concorrentes utilizam.

6. Simplificação do controle fiscal

Coloque a automação de notas fiscais como um auxílio para o seu negócio. Simplificar os processos deixa o serviço mais ágil em vista de que os dados serão integrados em benefício do controle fiscal. 

Assim, você diminui a preocupação com a emissão pela possibilidade das informações permanecerem em uma única plataforma, sem o medo de perdê-las.

Como escolher um sistema de automação confiável?

Decidir entre um sistema que proporcione a automatização de notas fiscais eficiente necessita de paciência. Existem ferramentas que não respondem como o esperado. Por isso, é necessário obter referências de API e entender como funciona a integração com seu ERP.

Agora que você já sabe as vantagens de automatizar NFE, que tal investir em um software eficiente para o seu dia a dia? Com o NFe.io sua empresa se torna mais produtiva e menos sujeita a erros.

Não deixe de se dedicar mais a buscar informações para aumentar a produtividade da sua equipe. A tecnologia está ao alcance das empresas e deve ser explorada da melhor forma possível em busca da lucratividade dos negócios.

Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais através de API NFe tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.

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